1. Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług księgowych, kadrowo-płacowych i doradczych przez Taxen Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawa (dalej: „Biuro”). Regulamin stanowi integralną część każdej umowy zawieranej z klientem, jeśli strony nie postanowiły inaczej.
2. Definicje
- Biuro — Taxen Sp. z o.o., NIP 525-00-00-000;
- Klient — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka osobowa lub kapitałowa zawierająca umowę z Biurem;
- Usługa — czynności księgowe, podatkowe, kadrowo-płacowe lub doradcze wykonywane na podstawie umowy;
- Pakiet — przedmiot umowy określony w cenniku Biura;
- Dokument — każda jednostkowa pozycja księgowa: faktura, paragon, wyciąg bankowy, lista płac, ewidencja środka trwałego.
3. Zakres usług
Biuro świadczy m.in. następujące usługi:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość) oraz uproszczonych form ewidencji (KPiR, ryczałt),
- rozliczenia VAT, CIT, PIT, JPK_V7, JPK_CIT, KSeF,
- obsługa kadrowo-płacowa: umowy, listy płac, ZUS, PIT-11, PPK,
- sporządzanie sprawozdań finansowych i deklaracji rocznych,
- doradztwo podatkowe (w ramach uprawnień doradcy podatkowego),
- reprezentacja klienta przed organami podatkowymi i ZUS.
4. Zawarcie umowy
Umowa zawierana jest w formie pisemnej lub dokumentowej (e-mail, podpis kwalifikowany). Wraz z umową Klient udziela Biuru pełnomocnictwa UPL-1 do reprezentowania w Urzędzie Skarbowym oraz ZUS-PEL — do ZUS. Umowa wchodzi w życie z chwilą podpisania przez obie strony.
5. Obowiązki biura
Biuro zobowiązuje się do:
- prowadzenia ksiąg i ewidencji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- terminowego składania deklaracji i raportów do organów podatkowych i ZUS,
- zapewnienia dedykowanego księgowego prowadzącego sprawy Klienta,
- informowania Klienta o istotnych zmianach w przepisach mających wpływ na działalność,
- zachowania poufności danych objętych tajemnicą zawodową.
6. Obowiązki klienta
Klient zobowiązuje się do:
- terminowego dostarczania kompletnej dokumentacji księgowej, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym,
- udzielania prawdziwych i pełnych informacji,
- terminowego regulowania zobowiązań wobec Biura,
- powiadamiania Biura o zmianach formy prawnej, adresu siedziby i zakresu działalności.
7. Wynagrodzenie i płatności
Wynagrodzenie określone jest w umowie i obowiązuje przez okres 12 miesięcy. Faktura wystawiana jest ostatniego dnia miesiąca z 7-dniowym terminem płatności. Przy płatności rocznej z góry Klient otrzymuje 10% rabatu.
W przypadku opóźnienia w zapłacie Biuro ma prawo zawiesić świadczenie usług po 14 dniach od terminu, po uprzednim wezwaniu Klienta.
8. Odpowiedzialność
Biuro ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Klientowi z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Odpowiedzialność jest objęta polisą OC zawodowego do kwoty 2 000 000 zł. Biuro nie odpowiada za:
- skutki dostarczenia przez Klienta nieprawdziwych lub niekompletnych dokumentów,
- opóźnienia w realizacji wynikające z opóźnień Klienta,
- decyzje podatkowe podjęte przez Klienta wbrew rekomendacji Biura.
9. Poufność
Biuro przestrzega tajemnicy zawodowej. Wszelkie informacje dotyczące Klienta traktowane są jako poufne, a dostęp do nich mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy. Na życzenie Klienta Biuro zawiera dodatkową umowę NDA.
10. Rozwiązanie umowy
Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W szczególnych przypadkach (utrata zaufania, naruszenie przepisów) umowa może zostać rozwiązana w trybie natychmiastowym.
11. Reklamacje
Reklamacje należy składać w formie pisemnej lub e-mailem na adres kontakt@taxen.pl. Biuro rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od ich otrzymania. W przypadku konieczności wyjaśnienia sytuacji termin może zostać przedłużony o kolejne 14 dni, o czym Klient zostanie poinformowany.
12. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o rachunkowości, ustawy o doradztwie podatkowym oraz innych właściwych ustaw. Sądem właściwym dla sporów jest sąd siedziby Biura.
Regulamin może być zmieniany w razie zmian w przepisach lub w zakresie świadczonych usług. O zmianach Klient zostanie poinformowany z 30-dniowym wyprzedzeniem.