Regulamin serwisu

Niniejszy Regulamin dotyczy usług świadczonych drogą elektroniczną, czyli korzystania z serwisu taxen.pl, formularzy dostępnych w serwisie oraz Portalu klienta. Regulamin nie określa zasad świadczenia usług księgowych, podatkowych ani kadrowo-płacowych. Zasady te wynikają wyłącznie z indywidualnej Umowy zawieranej z klientem i z jej załączników.

1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin został wydany na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i określa rodzaje oraz zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki ich świadczenia, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie tych usług oraz tryb postępowania reklamacyjnego.

2. Usługodawcą jest Tomedio Tomasz Bajorek, działający pod marką Taxen, ul. Wielicka 113/69, 30-552 Kraków, NIP 6793255895, REGON 523958988, adres poczty elektronicznej kontakt@taxen.pl, numer telefonu +48 451 461 377.

3. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, w postaci umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Usługobiorca. Na żądanie Usługobiorcy Regulamin zostanie przesłany również pocztą elektroniczną.

4. Usługobiorca nie jest związany tymi postanowieniami Regulaminu, które nie zostały mu udostępnione w sposób wskazany w ust. 3.

5. Korzystanie z Serwisu i Usług elektronicznych jest nieodpłatne, o ile Regulamin albo opis konkretnej usługi nie stanowi inaczej.

2. Definicje

• Usługodawca - Tomedio Tomasz Bajorek, działający pod marką Taxen;
• Usługobiorca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna korzystająca z Usług elektronicznych, w tym odwiedzająca Serwis;
• Serwis - strona internetowa dostępna pod adresem taxen.pl wraz z podstronami;
• Usługi elektroniczne - usługi świadczone drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, wskazane w rozdziale 3 Regulaminu;
• Portal klienta - system teleinformatyczny udostępniany przez Usługodawcę klientom obsługiwanym na podstawie Umowy, służący do przekazywania i przechowywania dokumentów, udostępniania zestawień oraz komunikacji stron;
• Konto - indywidualny zbiór zasobów i uprawnień w Portalu klienta, oznaczony loginem i zabezpieczony hasłem;
• Umowa - odrębna umowa o świadczenie usług księgowych i kadrowo-płacowych zawierana pomiędzy Usługodawcą a klientem, wraz z załącznikami;
• Konsument - osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową;
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, w rozumieniu art. 385⁵ Kodeksu cywilnego oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta;
• Dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej.

3. Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną

1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną następujące usługi:

• Przeglądanie Serwisu - udostępnianie treści informacyjnych o Usługodawcy, zakresie jego działalności i warunkach współpracy;
• Formularz kontaktowy - umożliwienie przesłania zapytania i uzyskania odpowiedzi na wskazany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu;
• Formularz bezpłatnej wyceny - umożliwienie przesłania informacji o profilu działalności i oczekiwanym zakresie obsługi w celu otrzymania niewiążącej propozycji warunków współpracy;
• Portal klienta - udostępnienie Konta oraz funkcji wymiany dokumentów, przeglądania zestawień i komunikacji, wyłącznie klientom obsługiwanym na podstawie Umowy;
• Newsletter - cykliczne przesyłanie na wskazany adres poczty elektronicznej informacji o zmianach przepisów, terminach i usługach Usługodawcy, o ile Usługobiorca wyraził na to zgodę.

2. Usługi elektroniczne mają charakter pomocniczy wobec działalności Usługodawcy. Ich celem jest umożliwienie kontaktu, przygotowanie propozycji współpracy oraz obsługa techniczna wymiany dokumentów z klientami.

3. Przesłanie formularza kontaktowego lub formularza wyceny nie stanowi zawarcia Umowy ani zobowiązania którejkolwiek ze stron do jej zawarcia. Propozycja warunków współpracy przedstawiona w odpowiedzi na zapytanie nie jest ofertą w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

4. Warunki techniczne i zasady korzystania

1. Do korzystania z Usług elektronicznych niezbędne są:

• urządzenie z dostępem do sieci Internet;
• aktualna wersja przeglądarki internetowej obsługującej HTML5, CSS3, JavaScript oraz protokół TLS;
• włączona obsługa plików cookies w zakresie technologii niezbędnych do działania Serwisu;
• aktywne konto poczty elektronicznej, w przypadku usług wymagających kontaktu zwrotnego;
• w przypadku Portalu klienta dodatkowo aktywne Konto oraz, jeżeli zostało włączone, urządzenie lub aplikacja obsługująca uwierzytelnianie wieloskładnikowe.

2. Usługodawca nie gwarantuje poprawnego działania Serwisu w przeglądarkach nieaktualizowanych, z wyłączoną obsługą skryptów albo z rozszerzeniami ingerującymi w treść strony.

3. Usługobiorcę obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym. Zakaz obejmuje w szczególności treści naruszające prawa osób trzecich, dobra osobiste, prawa autorskie, tajemnicę przedsiębiorstwa, przepisy o ochronie danych osobowych, a także treści obraźliwe, wprowadzające w błąd oraz treści zawierające złośliwe oprogramowanie.

4. Zabronione jest korzystanie z Serwisu i Portalu klienta w sposób zakłócający ich działanie, w szczególności przez nieuprawnione próby dostępu, automatyczne pobieranie treści na skalę obciążającą infrastrukturę, omijanie zabezpieczeń oraz działania zmierzające do przeciążenia systemu.

5. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu i kopie zapasowe. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że korzystanie z sieci Internet wiąże się z ryzykiem typowym dla tego środka komunikacji, w szczególności ryzykiem przechwycenia transmisji lub działania złośliwego oprogramowania po stronie użytkownika.

5. Konto w Portalu klienta

1. Konto jest zakładane przez Usługodawcę na rzecz klienta obsługiwanego na podstawie Umowy, po wskazaniu przez klienta osób upoważnionych i ich adresów poczty elektronicznej.

2. Klient odpowiada za aktualność listy osób upoważnionych oraz za niezwłoczne zgłoszenie Usługodawcy potrzeby odebrania dostępu osobie, która utraciła upoważnienie.

3. Użytkownik Konta zobowiązuje się chronić login, hasło oraz inne środki uwierzytelnienia, nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym i nie korzystać z Kont innych osób.

4. W razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa Konta Usługobiorca niezwłocznie zawiadamia Usługodawcę oraz, jeżeli jest to możliwe, zmienia hasło. Usługodawca może zablokować Konto do czasu wyjaśnienia sprawy, informując o tym klienta.

5. Usługodawca może dokonywać przerw technicznych w działaniu Portalu klienta niezbędnych do konserwacji, aktualizacji lub zwiększenia bezpieczeństwa. O planowanych przerwach trwających dłużej niż 2 godziny w Dniu roboczym Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe.

6. Zaprzestanie działania Konta następuje wraz z zakończeniem Umowy. Usługodawca utrzymuje dostęp do Konta w zakresie umożliwiającym pobranie dokumentów przez okres wskazany w Umowie, a w razie jego braku przez 30 dni od zakończenia Umowy. Nie ogranicza to obowiązku wydania dokumentacji na zasadach określonych w Umowie.

6. Zawieranie i rozwiązywanie umów o świadczenie usług elektronicznych

1. Umowa o świadczenie Usługi elektronicznej polegającej na przeglądaniu Serwisu zostaje zawarta z chwilą wejścia na stronę i rozwiązana z chwilą jej opuszczenia.

2. Umowa o świadczenie Usługi elektronicznej polegającej na obsłudze formularza kontaktowego lub formularza wyceny zostaje zawarta z chwilą wysłania formularza i rozwiązana z chwilą udzielenia odpowiedzi albo zakończenia korespondencji.

3. Umowa o świadczenie Usługi elektronicznej polegającej na prowadzeniu Konta w Portalu klienta zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta i jest zawarta na czas obowiązywania Umowy.

4. Umowa o świadczenie Usługi elektronicznej polegającej na wysyłce Newslettera zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia zapisu i jest zawarta na czas nieokreślony. Usługobiorca może ją wypowiedzieć w każdym czasie, w szczególności przez kliknięcie linku rezygnacji w wiadomości albo przez wiadomość na adres kontakt@taxen.pl. Rezygnacja jest skuteczna niezwłocznie.

5. Usługodawca może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi elektronicznej z zachowaniem 7-dniowego okresu wypowiedzenia, jeżeli Usługobiorca narusza Regulamin, w szczególności dostarcza treści bezprawne albo korzysta z Usług elektronicznych w sposób zakłócający ich działanie. W przypadku rażącego naruszenia Usługodawca może zablokować dostęp ze skutkiem natychmiastowym, informując o przyczynie.

6. Rozwiązanie umowy o świadczenie Usług elektronicznych nie wpływa na obowiązywanie Umowy o świadczenie usług księgowych, chyba że dotyczy Konta niezbędnego do jej wykonywania. W takim przypadku strony uzgadniają zastępczy kanał wymiany dokumentów.

7. Relacja do umowy o świadczenie usług księgowych

1. Usługi księgowe, podatkowe i kadrowo-płacowe nie są usługami świadczonymi drogą elektroniczną i nie są regulowane niniejszym Regulaminem. Zasady ich świadczenia, zakres obowiązków stron, wynagrodzenie, odpowiedzialność, terminy oraz warunki rozwiązania współpracy określa wyłącznie Umowa wraz z załącznikami, podpisywana indywidualnie z klientem.

2. Umowa wraz z załącznikami wyczerpująco reguluje prawa i obowiązki stron w zakresie usług księgowych. W razie jakiejkolwiek rozbieżności pomiędzy Regulaminem a Umową pierwszeństwo ma Umowa.

3. Regulamin nie może być podstawą do wywodzenia obowiązków Usługodawcy w zakresie prowadzenia ksiąg, ewidencji, rozliczeń publicznoprawnych ani obsługi kadrowo-płacowej.

4. Umowa jest zawierana w formie pisemnej lub dokumentowej, w tym z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Przed jej zawarciem klient otrzymuje pełną treść Umowy i wszystkich załączników, w tym cennika obowiązującego dla tej Umowy.

8. Charakter cennika i innych treści prezentowanych w Serwisie

1. Treści prezentowane w Serwisie, w tym opisy usług, zestawienia zakresu obsługi, materiały poradnikowe oraz cennik, mają charakter informacyjny i marketingowy. Nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego ani porady podatkowej, prawnej lub księgowej w indywidualnej sprawie.

2. Cennik publikowany w Serwisie dotyczy nowych umów i może ulec zmianie. Klienta obsługiwanego na podstawie Umowy wiąże wyłącznie cennik stanowiący załącznik do jego Umowy, w wersji i na okres tam wskazany. Zmiana cennika publikowanego w Serwisie nie zmienia cennika stanowiącego załącznik do zawartej Umowy.

3. Zasady zmiany cennika obowiązującego klienta, w tym termin uprzedzenia i uprawnienie do wypowiedzenia Umowy, określa wyłącznie Umowa.

4. Materiały informacyjne publikowane w Serwisie odzwierciedlają stan prawny na dzień ich publikacji. Usługodawca nie zobowiązuje się do bieżącej aktualizacji archiwalnych materiałów.

5. Treści Serwisu, w tym teksty, grafiki, układ i znaki towarowe, podlegają ochronie prawnej. Korzystanie z nich w zakresie wykraczającym poza dozwolony użytek wymaga zgody Usługodawcy.

9. Usługi jednorazowe zamawiane za pośrednictwem Serwisu

1. Za pośrednictwem Serwisu można zamówić wybrane usługi jednorazowe, niewymagające zawarcia Umowy o stałą obsługę, w szczególności pomoc w rejestracji działalności gospodarczej albo rejestrację spółki. Zakres i cena takiej usługi są potwierdzane przed jej rozpoczęciem.

2. Umowa o świadczenie usługi jednorazowej zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przez Usługodawcę przyjęcia zamówienia do realizacji. Potwierdzenie zawiera co najmniej opis usługi, cenę, termin wykonania oraz informacje wymagane przepisami prawa.

3. Jeżeli usługa jednorazowa jest zamawiana przez osobę, która nie prowadzi jeszcze działalności gospodarczej, umowa ma charakter umowy z Konsumentem, a Usługodawca przekazuje pełną informację wymaganą ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta przed jej zawarciem.

4. Do usług jednorazowych nie stosuje się postanowień Umowy o stałą obsługę księgową.

10. Prawo odstąpienia dla konsumentów i osób z nimi zrównanych

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który zawarł z Usługodawcą umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może od niej odstąpić bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, składając oświadczenie w dowolnej formie, w tym pocztą elektroniczną na adres kontakt@taxen.pl. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

2. Jeżeli osoba uprawniona chce, aby Usługodawca rozpoczął wykonywanie usługi przed upływem terminu na odstąpienie, składa wyraźne żądanie w tym zakresie. W przypadku umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa żądanie wymaga oświadczenia utrwalonego na trwałym nośniku.

3. W razie odstąpienia od umowy po zgłoszeniu żądania, o którym mowa w ust. 2, osoba uprawniona ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu wykonanej usługi, zgodnie z art. 35 ustawy o prawach konsumenta.

4. Prawo odstąpienia nie przysługuje w odniesieniu do umowy o świadczenie usług, za którą osoba uprawniona jest zobowiązana zapłacić cenę, jeżeli Usługodawca wykonał usługę w pełni za wyraźną i uprzednią zgodą tej osoby, która przed rozpoczęciem świadczenia została poinformowana, że po spełnieniu świadczenia utraci prawo odstąpienia, i przyjęła to do wiadomości, zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta.

5. Usługodawca informuje o okoliczności wskazanej w ust. 4 przed rozpoczęciem świadczenia i odbiera odrębne oświadczenie osoby uprawnionej. Samo postanowienie Regulaminu nie zastępuje takiego oświadczenia.

6. Usługodawca zwraca otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu tego samego sposobu zapłaty, chyba że osoba uprawniona zgodzi się na inny sposób nieobciążający jej kosztami.

7. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z pomocy powiatowego lub miejskiego rzecznika konsumentów, wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej oraz z platformy internetowego rozstrzygania sporów. Skorzystanie z nich jest dobrowolne.

11. Informacja handlowa i newsletter

1. Usługodawca przesyła informacje handlowe drogą elektroniczną wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody odbiorcy, zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Informacja handlowa jest wyraźnie wyodrębniana i oznaczana w sposób niebudzący wątpliwości, że jest to informacja handlowa, zgodnie z art. 9 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wiadomość zawiera oznaczenie Usługodawcy i jego adres elektroniczny.

3. Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych jest dobrowolna, nie warunkuje odpowiedzi na zapytanie ani zawarcia Umowy, i może zostać wycofana w każdym czasie. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych wcześniej.

4. Odbiorca nie ponosi żadnych kosztów związanych z otrzymywaniem informacji handlowej.

12. Dostępność Serwisu i odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis i Portal klienta działały w sposób ciągły i poprawny, nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności. Usługi elektroniczne są świadczone w modelu starannego działania.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność lub nieprawidłowe działanie Serwisu wynikające z awarii po stronie dostawców infrastruktury, operatorów telekomunikacyjnych, dostawców hostingu, systemów publicznych ani z działania siły wyższej, o ile dochował należytej staranności w zakresie dostępnych mu środków.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Usługobiorcę nieprawdziwych lub niekompletnych danych w formularzach, a także za skutki udostępnienia przez Usługobiorcę danych dostępowych do Konta osobom nieuprawnionym.

4. Ograniczenia odpowiedzialności wskazane w niniejszym rozdziale nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami nie można wyłączyć ani ograniczyć, w szczególności wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta.

5. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu wykonywania Umowy o świadczenie usług księgowych regulują wyłącznie postanowienia tej Umowy.

13. Tryb postępowania reklamacyjnego

1. Reklamacje dotyczące Usług elektronicznych, w szczególności działania Serwisu, formularzy, Portalu klienta lub Newslettera, można składać pocztą elektroniczną na adres kontakt@taxen.pl albo pisemnie na adres Usługodawcy.

2. Reklamacja powinna zawierać oznaczenie zgłaszającego, adres do korespondencji, opis nieprawidłowości, datę jej wystąpienia oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

3. Usługodawca rozpatruje reklamację niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od jej otrzymania, i informuje zgłaszającego o wyniku na wskazany adres. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga dodatkowych informacji, Usługodawca zwraca się o ich uzupełnienie, a termin biegnie od dnia ich otrzymania.

4. Brak odpowiedzi w terminie wskazanym w ust. 3 oznacza uznanie reklamacji złożonej przez Konsumenta lub Przedsiębiorcę na prawach konsumenta.

5. Reklamacje dotyczące usług księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych rozpatrywane są na zasadach określonych w Umowie.

6. Postanowienia niniejszego rozdziału nie ograniczają praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa ani prawa do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

14. Dane osobowe i cookies

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu i Usług elektronicznych jest Usługodawca. Szczegółowe informacje o celach, podstawach prawnych, okresach przechowywania, odbiorcach danych i prawach osób, których dane dotyczą, zawiera Polityka prywatności.

2. Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Zasady ich stosowania, kategorie technologii oraz sposób zarządzania zgodą opisuje Polityka prywatności. Zgoda jest pobierana zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem technologii objętych ustawowym wyłączeniem.

3. W zakresie, w jakim Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu klienta w związku z wykonywaniem Umowy, działa jako podmiot przetwarzający na podstawie odrębnej umowy powierzenia stanowiącej załącznik do Umowy. Niniejszy Regulamin nie reguluje tego przetwarzania.

15. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usług elektronicznych, zmian technologicznych, zmian po stronie dostawców wykorzystywanych narzędzi albo konieczności poprawy bezpieczeństwa.

2. O zmianie Regulaminu Usługobiorcy korzystający z Usług elektronicznych o charakterze ciągłym, to jest Konta w Portalu klienta oraz Newslettera, zostają poinformowani na wskazany adres poczty elektronicznej co najmniej 14 dni przed dniem wejścia zmiany w życie. Nowa wersja Regulaminu jest jednocześnie publikowana w Serwisie.

3. Usługobiorca, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę o świadczenie danej Usługi elektronicznej przed dniem jej wejścia w życie. Brak wypowiedzenia oznacza przyjęcie zmiany.

4. Do Usług elektronicznych o charakterze jednorazowym stosuje się Regulamin w brzmieniu obowiązującym w chwili rozpoczęcia korzystania z danej usługi.

5. Zmiana Regulaminu nie zmienia treści Umowy o świadczenie usług księgowych ani jej załączników.

16. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawę Prawo komunikacji elektronicznej, ustawę o prawach konsumenta oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

2. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a Usługodawca zastąpi je postanowieniem możliwie najbliższym jego celowi gospodarczemu.

3. Spory z Usługobiorcą niebędącym Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy. Spory z Konsumentem oraz z Przedsiębiorcą na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

4. Regulamin obowiązuje od 1 października 2026 r. i zastępuje wcześniejszą wersję Regulaminu z dnia 26 sierpnia 2026 r. Do umów o świadczenie usług księgowych zawartych przed tym dniem stosuje się postanowienia tych umów; jeżeli umowa odsyłała do wcześniejszej wersji Regulaminu w zakresie usług księgowych, odesłanie to pozostaje skuteczne do czasu zmiany umowy.

5. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna nieodpłatnie pod adresem taxen.pl/regulamin.