Księgowość branżowa

Księgowość dla trenerów personalnych i sportowców

Rozliczamy trenerów personalnych i instruktorów prowadzących własną działalność, kluby i studia treningowe oraz zawodników występujących na kontraktach. Ustalamy właściwą stawkę ryczałtu, pilnujemy podziału sprzedaży w VAT i porządkujemy współpracę z klubami. Ty prowadzisz treningi, a my rozliczenia.

  • Ryczałt dla trenera od 199 zł netto
  • KSeF, OCR i portal klienta w cenie
  • Obsługa zdalna w całej Polsce
Dla kogo

Sport to kilka zawodów o zupełnie różnych rozliczeniach

Trener personalny przyjmujący klientów w klubie, właściciel studia treningowego i zawodnik na kontrakcie mają ze sobą wspólne właściwie tylko to, że pracują w sporcie. Podatkowo dzieli ich niemal wszystko, łącznie z tym, z jakiego źródła w ogóle pochodzi ich przychód. Poniżej pięć sytuacji, z którymi spotykamy się najczęściej.

Trener personalny

Treningi indywidualne, plany treningowe, konsultacje online. Największa różnica w podatku bierze się tu z tego, jak sklasyfikowane są Twoje usługi, a nie z tego, ile ich sprzedajesz.

  • Ustalenie właściwej stawki ryczałtu dla poszczególnych usług
  • Rozliczanie współpracy z klubem na własnej działalności
  • Weryfikacja obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Instruktor zajęć grupowych

Fitness, joga, pilates, pływanie, sztuki walki, taniec. Ta grupa najczęściej łączy zajęcia prowadzone dla klubu z zajęciami na własny rachunek, a każdy z tych strumieni rozlicza się inaczej.

  • Rozdzielenie przychodów pochodzących z różnych źródeł
  • Rozliczanie wynajmu sal i obiektów
  • Sprzedaż karnetów i pakietów zajęć

Klub, studio treningowe lub siłownia

Własny obiekt, karnety, zajęcia grupowe, treningi personalne i zespół trenerów. Tutaj rozstrzygające jest prawidłowe rozdzielenie stawek VAT oraz forma współpracy z trenerami.

  • Podział sprzedaży objętej stawką 8% i 23%
  • Rozliczanie karnetów, pakietów i wejść jednorazowych
  • Umowy z trenerami i zespołem, etatowe i cywilnoprawne

Sportowiec zawodowy

Kontrakt z klubem, starty, nagrody, sponsoring, prawa do wizerunku. To jedyna grupa, w której najpierw trzeba rozstrzygnąć, z jakiego źródła pochodzi przychód, a dopiero potem mówić o formie opodatkowania.

  • Ustalenie źródła przychodu i możliwości rozliczenia w działalności
  • Rozdzielenie wynagrodzenia za grę i za korzystanie z wizerunku
  • Rozliczanie startów i nagród, także zagranicznych

Klub sportowy, akademia i stowarzyszenie

Sekcje młodzieżowe, składki członkowskie, dotacje z gminy, sponsoring i darowizny. Rozliczenia rządzą się tu innymi zasadami niż w zwykłej działalności gospodarczej.

  • Rozdzielenie działalności statutowej i gospodarczej
  • Rozliczanie dotacji, składek i wpłat rodziców
  • Obsługa kadrowa trenerów i personelu
Ryczałt w sporcie

8,5% czy 15%, czyli różnica prawie dwukrotna

To najważniejsze pytanie w tej branży i jednocześnie najgorzej opisane w internecie. Odpowiedź nie zależy od nazwy zawodu ani od kodu PKD wpisanego w CEIDG. Decyduje klasyfikacja PKWiU faktycznie wykonywanych czynności, a ustawa przewiduje dla sportu dwie różne stawki w dwóch różnych pozycjach.

15%

Usługi związane ze sportem, rozrywką i rekreacją

Dział 93 klasyfikacji PKWiU, czyli udostępnienie obiektu i sprzętu, wstęp na siłownię oraz organizacja aktywności bez komponentu szkoleniowego.

To ta sama praca w tej samej hali, ale sprzedana jako możliwość ćwiczenia, a nie jako nauka. Stawka jest wtedy prawie dwukrotnie wyższa.

Gdzie przebiega granica

Rozstrzyga to, czy w usłudze dominuje element edukacyjny, czyli przekazywanie wiedzy i umiejętności, czy element rekreacyjny, czyli udostępnienie możliwości aktywności. Trening personalny prowadzony jako nauka techniki, prowadzenie przez plan i korygowanie wykonania mieści się zwykle w dziale 85. Udostępnienie obiektu, sprzętu albo organizacja aktywności bez komponentu szkoleniowego mieści się w dziale 93.

W praktyce oznacza to, że właściciel siłowni sprzedający karnety wstępu i jednocześnie prowadzący treningi personalne ma przychody objęte dwiema różnymi stawkami. Ryczałt liczy się wtedy osobno dla każdego rodzaju działalności, a warunkiem jest prowadzenie ewidencji pozwalającej rozdzielić przychody. Prowadzimy ją w ramach abonamentu.

Kod PKD nie przesądza o stawce

Krąży twierdzenie, że wpisanie do CEIDG kodu obejmującego pozaszkolne formy edukacji sportowej automatycznie daje prawo do stawki 8,5%. Tak nie jest. Kod PKD porządkuje wpis w rejestrze, a stawkę wyznacza PKWiU faktycznie wykonywanych czynności. Rozbieżność między kodem a rzeczywistą działalnością bywa natomiast punktem wyjścia do pytań ze strony urzędu.

Trener może rozliczać się ryczałtem

W internecie nadal krążą artykuły twierdzące, że usługi trenera personalnego są z ryczałtu wyłączone. Były prawdziwe przed 2021 rokiem, kiedy obowiązywał załącznik wyłączający określone usługi z tej formy opodatkowania. Załącznik został uchylony i twierdzenie jest dziś nieaktualne.

Dział 93 to nie jest niższa stawka

Na kilku stronach branżowych można trafić na informację, że usługi związane ze sportem i rekreacją objęte są stawką 8,5%. Nie są. Ustawa przewiduje dla nich 15%, a niższa stawka dotyczy usług w zakresie edukacji, czyli innej pozycji i innego działu klasyfikacji.

Nie obiecujemy niższej stawki, bo nie od nas ona zależy. Przechodzimy przez faktyczny zakres Twoich usług, porównujemy go z treścią umów i opisami na fakturach, a potem mówimy wprost, jak oceniamy ryzyko. Jeżeli sytuacja jest niejednoznaczna, przygotowujemy wniosek o interpretację indywidualną, a stawkę za jego przygotowanie znajdziesz w katalogu usług dodatkowych. Organy wydają w tych sprawach rozstrzygnięcia regularnie i są one dość konsekwentne.

Podatki

Ryczałt, podatek liniowy czy skala podatkowa

Po ustaleniu stawki ryczałtu zostaje pytanie, czy ryczałt w ogóle jest dla Ciebie najlepszy. W tej branży odpowiedź rozjeżdża się wyraźnie między trenerem pracującym w cudzym obiekcie a osobą utrzymującą własne studio.

8,5% lub 15%

Ryczałt

Kiedy zwykle wygrywa
Trener bez własnego obiektu, niewielkie koszty, prostota rozliczeń
Na co uważać
Kosztów nie odliczysz w ogóle, a przy dwóch rodzajach usług trzeba rozdzielić przychody
19%

Podatek liniowy

Kiedy zwykle wygrywa
Własne studio, wynajem lokalu, sprzęt, zespół trenerów
Na co uważać
Brak kwoty wolnej 30 000 zł i składka zdrowotna liczona od dochodu
12% / 32%

Skala podatkowa

Kiedy zwykle wygrywa
Niższe dochody, wspólne rozliczenie z małżonkiem, ulga na dzieci
Na co uważać
Drugi próg podatkowy powyżej 120 000 zł dochodu w skali roku

Trener wynajmujący salę na godziny, kupujący sprzęt i inwestujący w certyfikacje ponosi realne koszty, a na ryczałcie nie odliczy z nich nic. Przy własnym obiekcie z czynszem, mediami i wyposażeniem różnica bywa duża. Przed podjęciem decyzji przygotowujemy porównanie na Twoich liczbach, z uwzględnieniem składki zdrowotnej, która na każdej z form liczy się inaczej. Warto też pamiętać o sprzedaży cyfrowej: plany treningowe, nagrania i e-booki bywają kwalifikowane inaczej niż same zajęcia, więc dodanie takiego produktu do oferty potrafi zmienić strukturę rozliczenia.

VAT w fitnessie

Karnet po 8%, trening personalny po 23%

Ta sekcja dotyczy przede wszystkim klubów i studiów, ale warto ją znać także jako trener, bo wpływa na to, ile zapłacisz za wejście na obiekt. Obniżona stawka obejmuje usługi związane z rekreacją wyłącznie w zakresie wstępu. Wszystko, co poza sam wstęp wykracza, wraca do stawki podstawowej.

Rodzaj usługi Stawka
Karnet lub wejście jednorazowe na siłownię z samodzielnym korzystaniem ze sprzętu
8%
Wstęp na zajęcia grupowe prowadzone przez instruktora fitness, joga, pilates, zajęcia w wodzie
8%
Wstęp na saunę i do stref rekreacyjnych jako element oferty obiektu
8%
Trening personalny prowadzony indywidualnie świadczenie wykraczające poza sam wstęp
23%
Plan dietetyczny, analiza składu ciała, konsultacje usługi dodatkowe, sprzedawane osobno lub w pakiecie
23%
Kursy i szkolenia zawodowe dla trenerów poza przypadkami objętymi zwolnieniem dla kształcenia zawodowego
23%
Karnet kupowany przez trenera spoza klubu wejście po to, żeby obsługiwać własnych klientów
23%

Pakiet łączący karnet z treningami

Sądy administracyjne potwierdzają, że trening personalny nie jest usługą nabywaną w ramach wstępu, tylko usługą dodatkową, więc obniżona stawka go nie obejmuje. Problem zaczyna się przy pakietach łączących karnet z pulą treningów: takie świadczenie trzeba rozdzielić albo opodatkować w całości stawką podstawową.

Karnet dla trenera z zewnątrz

Ostatnia pozycja w tabeli bywa zaskoczeniem. Trener, który nie jest pracownikiem klubu i kupuje wejście po to, żeby prowadzić tam własnych klientów, nie kupuje wstępu w celu rekreacyjnym, więc obniżona stawka mu nie przysługuje. Dotyczy to zarówno klubu wystawiającego taką fakturę, jak i trenera, który ją dostaje.

Zajęcia z elementem zdrowotnym

Zajęcia prowadzone przez fizjoterapeutę w ramach opieki zdrowotnej rozliczają się jeszcze inaczej, bo mogą być objęte zwolnieniem przedmiotowym. Granica między treningiem medycznym a rekreacją bywa cienka, więc opisujemy ją osobno.

Księgowość dla zawodów medycznych

Jeżeli w Twojej ofercie są usługi z obu grup, kasa fiskalna i ewidencja muszą je rozdzielać, a odliczanie podatku naliczonego może wymagać proporcji i rocznej korekty. Przechodzimy przez cennik Twojego obiektu pozycja po pozycji i ustawiamy stawki, zanim pojawi się rozbieżność. Przy nietypowym pakiecie można zabezpieczyć klasyfikację wiążącą informacją stawkową, a stawkę za przygotowanie wniosku znajdziesz w katalogu usług dodatkowych.

Obowiązki formalne

Kasa fiskalna u trenera, czyli sprawa mniej oczywista, niż się wydaje

W internecie znajdziesz na ten temat dwie sprzeczne odpowiedzi i obie są nieprecyzyjne. Usługi trenerskie nie znalazły się na liście czynności, przy których kasa jest wymagana od pierwszej sprzedaży, w przeciwieństwie na przykład do usług fryzjerskich czy kosmetycznych. Nie skorzystasz jednak ze zwolnienia przewidzianego dla edukacji, bo wyłączono z niego zajęcia sportowe.

Zwolnienie dla edukacji Cię nie obejmie

Zwolnienie obejmujące usługi edukacyjne zostało wprost pozbawione zastosowania do trzech grup działalności:

  • Pozaszkolne formy edukacji sportowej oraz zajęcia sportowe i rekreacyjne
  • Usługi świadczone przez szkoły tańca i instruktorów tańca
  • Usługi świadczone przez szkoły nauki jazdy

Korepetytor z matematyki z tego zwolnienia skorzysta, trener personalny nie. Zostają Ci więc dwa zwolnienia o charakterze ogólnym, opisane obok, i to one przesądzają o tym, czy kasa jest potrzebna.

Płatności wyłącznie na rachunek

Przelew, BLIK na konto firmowe, płatność w systemie rezerwacji. Jeżeli całość zapłaty trafia na rachunek, a z ewidencji jednoznacznie wynika, kogo i jakiej transakcji dotyczy wpłata, kasa nie jest potrzebna niezależnie od obrotu.

Warunek dotyczący ewidencji bywa lekceważony, a to on najczęściej przesądza o utracie zwolnienia.

Gotówka od klientów indywidualnych

Wtedy liczy się limit sprzedaży na rzecz osób prywatnych, czyli 20 000 zł rocznie, w pierwszym roku działalności liczony proporcjonalnie do liczby dni. Po jego przekroczeniu na wdrożenie kasy masz 2 miesiące.

Pilnujemy limitu w trakcie roku, żeby moment jego przekroczenia nie był zaskoczeniem.

Współpraca wyłącznie z klubami

Trener fakturujący kluby i firmy nie prowadzi sprzedaży na rzecz osób prywatnych, więc obowiązek ewidencjonowania w ogóle go nie dotyczy. Kasa pojawia się dopiero wtedy, gdy zaczynasz przyjmować własnych klientów.

Ustalamy to przy starcie, zanim powstanie obowiązek, którego nie da się cofnąć.

Zawodnicy

Sportowiec na kontrakcie: najpierw źródło przychodu, potem podatek

To jedyna sytuacja w tej branży, w której nie zaczyna się od wyboru formy opodatkowania, tylko od rozstrzygnięcia, z jakiego źródła w ogóle pochodzi przychód. Ustawa o podatku dochodowym wymienia przychody z uprawiania sportu wśród przychodów z działalności wykonywanej osobiście, ale nie zamyka drogi do rozliczania ich w działalności gospodarczej.

wariant domyślny

Działalność wykonywana osobiście

Jeżeli nie prowadzisz działalności gospodarczej, przychody z kontraktu są przychodami z działalności wykonywanej osobiście. Stosuje się do nich zryczałtowane koszty w wysokości 20% i rozlicza według skali podatkowej, a klub jako płatnik pobiera zaliczkę.

  • Rozliczenie roczne po stronie zawodnika, na podstawie informacji od klubu
  • Koszty faktycznie ponoszone na przygotowania nie pomniejszają przychodu
wariant z firmą

Pozarolnicza działalność gospodarcza

Spór o to, czy sportowiec może być przedsiębiorcą, rozstrzygnęła uchwała siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 czerwca 2015 roku. Przychody sportowców mogą być zaliczone do działalności gospodarczej, jeżeli spełnia ona ustawową definicję i nie zachodzą łącznie przesłanki, które tę definicję wykluczają.

  • Rozstrzyga to, kto ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich i ryzyko gospodarcze
  • Znaczenie ma też, czy działasz pod kierownictwem klubu, w wyznaczonym miejscu i czasie

Prawa do wizerunku

Częstą praktyką jest rozdzielenie kontraktu na wynagrodzenie za uprawianie sportu oraz odrębne wynagrodzenie za korzystanie z wizerunku, rozliczane w działalności gospodarczej. Konstrukcja bywa akceptowana, ale bywa też kwestionowana, jeżeli podział kwot nie ma pokrycia w rzeczywistym zakresie świadczeń. Sądy zwracały uwagę między innymi na to, że wydatki, których zawodnik nie musi ponosić zgodnie z umową, nie pomniejszą przychodu z działalności.

Zawodnika działającego całkowicie pod kierownictwem klubu, bez własnego ryzyka, trudno uznać za przedsiębiorcę. Zawodnik indywidualny, sam organizujący starty, przygotowanie i sponsoring, jest w zupełnie innej sytuacji.

W czym pomagamy

  • Analiza kontraktu pod kątem źródła przychodu i ryzyka podatkowego
  • Rozliczenie startów, nagród i umów sponsorskich
  • Rozliczenie przychodów z zawodów za granicą i uniknięcie podwójnego opodatkowania
  • Przygotowanie wniosku o interpretację indywidualną przed podpisaniem kontraktu

Uczciwie mówiąc: to jest obszar, w którym rozstrzygnięcia zależą od treści konkretnych dokumentów, a nie od reguły, którą da się zapisać na stronie internetowej. Przy kontraktach o istotnej wartości rekomendujemy równoległą konsultację z prawnikiem sportowym, a przed podpisaniem umowy wniosek o interpretację indywidualną.

B2B w klubie

Współpracujesz z klubem na własnej działalności? Zmieniły się zasady kontroli

W fitnessie współpraca z trenerami na własnych działalnościach jest modelem podstawowym i całkowicie legalnym. Zmieniło się natomiast to, jak państwo taką współpracę weryfikuje. Od 8 lipca 2026 roku obowiązują przepisy pozwalające Państwowej Inspekcji Pracy ustalić istnienie stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej, a nie dopiero wyrokiem sądu, jak było wcześniej.

  1. 01

    Kontrola i Twoje stanowisko

    Inspektor bada faktyczne warunki współpracy, a nie nazwę umowy. Zanim cokolwiek nakaże, obie strony mają prawo wypowiedzieć się co do charakteru łączącego je stosunku prawnego.

  2. 02

    Polecenie usunięcia naruszeń

    Jeżeli wyjaśnienia nie przekonają inspektora, wydaje polecenie. Można je wykonać na dwa sposoby: zawrzeć umowę o pracę albo przekształcić współpracę tak, żeby usunąć z niej cechy stosunku pracy.

  3. 03

    Decyzja albo pozew

    Dopiero gdy polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję o ustaleniu stosunku pracy albo skierować pozew do sądu. Wykonanie polecenia zamyka sprawę wcześniej.

  4. 04

    Odwołanie

    Od decyzji przysługuje odwołanie do rejonowego sądu pracy w terminie miesiąca od jej doręczenia. Sama decyzja wywołuje skutki od dnia wydania, a nie wstecz.

Ryzyko rośnie, gdy trener

  • pracuje według grafiku ustalanego przez klub
  • nie ma wpływu na cennik swoich treningów
  • nie może przyjąć klienta poza systemem klubu
  • rozlicza się z godzin obecności, a nie z wykonanych usług
  • nie może się nikim zastąpić ani współpracować z innym obiektem

Ryzyko maleje, gdy trener

  • pozyskuje własnych klientów i sam ich umawia
  • przyjmuje od nich zapłatę i wystawia własne dokumenty
  • ustala ceny swoich treningów
  • korzysta z własnego sprzętu albo płaci za dostęp do obiektu
  • odpowiada za jakość swojej pracy i ponosi ryzyko

Jak w tym pomagamy

  • Przeglądamy umowy i faktyczny model współpracy z trenerami
  • Wskazujemy, które elementy podnoszą ryzyko przekwalifikowania
  • Ustawiamy prawidłowe fakturowanie wynajmu obiektu i rozliczeń prowizyjnych
  • Prowadzimy dokumentację kadrową dla osób na etacie i zleceniu

Nie doradzamy, jak ominąć te przepisy, bo nie da się tego zrobić bezpiecznie. Doradzamy, jak ułożyć współpracę tak, żeby dokumenty odpowiadały rzeczywistości, a rzeczywistość nie miała cech ukrytego etatu. Jeżeli prowadzisz klub i część współpracy powinna być etatem, mówimy to wprost, póki jest czas to uporządkować. Ta sama zmiana dotyczy wynajmu stanowiska w branży beauty, gdzie model współpracy wygląda niemal identycznie.

Zakres obsługi

Co robimy w ramach stałej współpracy

Bierzemy na siebie cały kalendarz obowiązków podatkowych, w ramach jednego abonamentu i bez dopłat za rzeczy, które uważamy za standard nowoczesnego biura. Całość prowadzimy zdalnie, więc sprawdź, jak wygląda współpraca online, jeśli nie chcesz wozić dokumentów między treningami.

Bieżąca księgowość i deklaracje

Prowadzimy ewidencję przychodów lub księgę przychodów i rozchodów, wyliczamy zaliczki i przygotowujemy roczne zeznanie z działalności. Deklaracje wysyłamy w terminie urzędowym.

  • Ewidencja przychodów z podziałem na stawki ryczałtu i roczny PIT-28
  • KPiR, zaliczki PIT oraz roczny PIT-36 lub PIT-36L
  • Pełna księgowość spółek wraz z CIT-8 i sprawozdaniem finansowym

VAT, kasa fiskalna i KSeF

Ustawiamy stawki dla poszczególnych pozycji cennika obiektu, rozliczamy raporty okresowe i obsługujemy KSeF po stronie faktur kosztowych oraz sprzedaży dla firm.

  • Podział sprzedaży objętej stawką 8% i 23% oraz proporcja odliczenia
  • JPK_V7M oraz JPK_V7K dla czynnych podatników VAT
  • Rozliczanie raportów z kasy fiskalnej i pilnowanie limitu

Kadry zespołu

W klubie zespół rzadko pracuje w jednej formie. Prowadzimy dokumentację dla wszystkich, niezależnie od rodzaju umowy.

  • Umowy o pracę, zlecenia i o dzieło wraz ze zgłoszeniami do ZUS
  • Rozliczanie współpracy z trenerami na własnych działalnościach
  • Panel pracownika z paskami wynagrodzeń i wnioskami urlopowymi

Koszty typowe dla branży

Znamy strukturę kosztów trenera i obiektu, więc wiemy, które wydatki bywają kwestionowane przy kontroli.

  • Wynajem sal, obiektów i powierzchni treningowej
  • Sprzęt treningowy, odzież sportowa i wyposażenie
  • Certyfikacje, kursy instruktorskie i szkolenia podnoszące kwalifikacje
  • Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz badania i licencje
Dlaczego Taxen

Rozliczenia prowadzone w tle, kiedy Ty jesteś na sali

Dzień trenera jest poszatkowany treningami, a rozmowa z księgową rzadko się w nim mieści. Dlatego oparliśmy współpracę na portalu klienta dostępnym o każdej porze oraz na standardzie czasu odpowiedzi, którego pilnujemy w godzinach roboczych.

100%
Gwarantowana terminowość rozliczeń
4 h
Standardowy czas odpowiedzi w godzinach roboczych
100%
Procesy prowadzone w pełni online
24/7
Dostępność portalu klienta
Poznaj nasze zobowiązania
  • Abonament all-inclusive

    KSeF, OCR, JPK_V7, ZUS właściciela i roczne rozliczenie PIT masz w cenie pakietu. Nie doliczamy za rzeczy, które w innych biurach bywają osobną pozycją na fakturze.

  • Dokumenty zdjęciem, nie segregatorem

    Faktury i zestawienia przesyłasz przez portal klienta albo zdjęciem, które odczytujemy automatycznie. Nie musisz niczego drukować ani dowozić między treningami.

  • Jeden opiekun kadrowo-księgowy

    Masz jedną osobę, która zna Twoją ofertę, umowy z klubami i historię rozliczeń. Nie tłumaczysz swojej sytuacji od nowa przy każdym pytaniu.

  • Bezpieczeństwo danych

    Dokumenty wymieniamy wyłącznie przez szyfrowany portal klienta lub zabezpieczoną pocztę. Biuro ma ubezpieczenie OC i działa zgodnie z wymogami RODO.

Zakładanie firmy

Zaczynasz pracę na swoim? Ustawmy to dobrze od pierwszego dnia

W tej branży wiele osób przechodzi z etatu w klubie na własną działalność albo dorabia do etatu treningami. Decyzje podejmowane na starcie wiążą na cały rok, a jedna z nich, czyli klasyfikacja usług, wpływa na podatek bezpośrednio.

  1. 01

    Analiza oferty i klasyfikacja usług

    Ustalamy, które usługi mieszczą się w edukacji, a które w sporcie i rekreacji, bo od tego zależy, czy płacisz 8,5%, czy 15%.

  2. 02

    Wybór formy opodatkowania

    Liczymy warianty i sprawdzamy, czy nie występuje problem byłego pracodawcy, gdy zaczynasz współpracę z klubem, w którym byłeś zatrudniony.

  3. 03

    Wniosek CEIDG-1

    Dobieramy kody PKD odpowiadające faktycznemu zakresowi działalności, zgodne z klasyfikacją obowiązującą od 1 stycznia 2025 roku.

  4. 04

    Zgłoszenia do ZUS i urzędu skarbowego

    Ustalamy właściwy kod tytułu ubezpieczenia i sprawdzamy, czy przysługuje Ci ulga na start lub preferencyjne składki.

  5. 05

    Decyzja w sprawie VAT i kasy fiskalnej

    Ustalamy, czy zaczynasz jako podatnik zwolniony i czy sposób przyjmowania płatności pozwala uniknąć kasy rejestrującej.

  6. 06

    Uprawnienia w KSeF, pełnomocnictwo UPL-1 i portal klienta

    Prowadzimy Cię przez nadanie nam uprawnień w KSeF, żeby faktury kosztowe trafiały do nas bez Twojego udziału. UPL-1 to osobny dokument, dzięki któremu podpisujemy za Ciebie deklaracje i JPK. Dostęp do portalu klienta masz od pierwszego miesiąca.

w cenie abonamentu

Klienci Taxen - 0 zł

Jeśli podpisujesz z nami umowę na obsługę księgową, rejestrację działalności przeprowadzamy bezpłatnie. Od pierwszego dnia masz poprawnie ustawioną dokumentację podatkową i zgłoszenia do ZUS. Warunek jest jeden: umowa o obsługę księgową musi wejść w życie w ciągu 30 dni od rejestracji i potrwać co najmniej 3 pełne okresy rozliczeniowe.

jednorazowo

Bez stałej obsługi - 199 zł

Rejestrację przeprowadzi doświadczony księgowy, a Ty prowadzisz księgowość samodzielnie. W cenie jest konsultacja przed startem oraz wsparcie online przez 14 dni od rejestracji.

spółka

Rejestracja w trybie S24 - 499 zł

Zakładamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie S24. Dla spółek komandytowych, akcyjnych oraz przekształceń przygotowujemy wycenę indywidualną.

Załóż firmę z Taxen
Cennik

Ile kosztuje księgowość dla trenera i klubu

Cały cennik jest publiczny i nie stosujemy widełek ani prośby o kontakt w celu poznania ceny. W tej branży liczba dokumentów bywa niewielka nawet przy sporych obrotach, bo sprzedaż dla klientów indywidualnych podsumowuje raport okresowy albo zestawienie z systemu rezerwacji, a nie pojedyncze wizyty.

Forma rozliczenia Typowa sytuacja Cena netto / mies.
Ryczałt do 10 dokumentów, zwolniony z VAT Trener pracujący sam, korzystający jeszcze ze zwolnienia z VAT 199 zł
Ryczałt do 10 dokumentów, czynny podatnik VAT Trener będący czynnym podatnikiem VAT, kilka faktur kosztowych miesięcznie 249 zł
Ryczałt 11 - 30 dokumentów, czynny podatnik VAT Studio treningowe z zespołem i regularnymi kosztami obiektu 299 zł
KPiR do 10 dokumentów, czynny podatnik VAT Klub rozliczający najem obiektu, sprzęt i wyposażenie 299 zł
Księgi handlowe do 10 dokumentów Klub lub studio prowadzone w formie spółki 999 zł

Cena zależy od liczby dokumentów księgowych w miesiącu. Do limitu wliczamy faktury sprzedaży i kosztowe, wyciągi bankowe, listy płac oraz zapisy dotyczące środków trwałych. Deklaracje wysyłane do urzędów nie są wliczane. Cennik z dnia zawarcia umowy obowiązuje przez 12 miesięcy. Obsługa kadrowa zespołu zaczyna się od 45 zł netto miesięcznie za osobę przy umowie cywilnoprawnej bez składek ZUS i od 75 zł przy umowie o pracę. Rozliczenia klubów sportowych działających jako stowarzyszenia oraz zawodników na kontraktach wyceniamy indywidualnie, bo zakres różni się w każdym przypadku.

Jak pracujemy

Jak wygląda start współpracy

Proponujemy czytelne kroki i jasne terminy. Jeśli zmieniasz biuro, formalności bierzemy na siebie, a przeniesienie zajmuje standardowo od 7 do 14 dni i nie powoduje przerwy w rozliczeniach.

  1. 01

    Bezpłatna konsultacja na start

    Przechodzimy przez Twoją ofertę usługa po usłudze, sposób przyjmowania płatności i formę współpracy z klubami. Bez zobowiązań i sprzedażowego nacisku.

  2. 02

    Wycena i umowa

    Przygotowujemy przejrzystą ofertę z gwarancją ceny przez 12 miesięcy. Bez ukrytych kosztów.

  3. 03

    Przejęcie dokumentacji

    Wypowiedzenie umowy z poprzednim biurem, odbiór dokumentów i uzyskanie pełnomocnictw załatwiamy za Ciebie. Konfigurujemy portal klienta i dostęp do KSeF.

  4. 04

    Stała obsługa

    Pilnujemy terminów i limitów, informujemy o tym, co wymaga Twojej decyzji, i sygnalizujemy ryzyka z wyprzedzeniem. Pracujemy w tle.

FAQ

Najczęściej zadawane pytania o księgowość w sporcie

Jaka stawka ryczałtu obowiązuje trenera personalnego, 8,5% czy 15%?

Zależy od klasyfikacji faktycznie wykonywanych usług. Usługi w zakresie edukacji, czyli dział 85 klasyfikacji PKWiU, obejmujący między innymi usługi szkół sportowych oraz usługi instruktorów i trenerów, opodatkowane są stawką 8,5%. Usługi związane ze sportem, rozrywką i rekreacją, czyli dział 93, stawką 15%. Rozstrzyga to, czy w usłudze dominuje element szkoleniowy, czy udostępnienie możliwości aktywności.

Czy kod PKD przesądza o stawce ryczałtu?

Nie. Kod PKD porządkuje wpis w rejestrze, a stawkę wyznacza klasyfikacja PKWiU faktycznie wykonywanych czynności. Wpisanie do CEIDG kodu obejmującego pozaszkolne formy edukacji sportowej nie daje samo w sobie prawa do stawki 8,5%, choć rozbieżność między kodem a rzeczywistą działalnością bywa punktem wyjścia do pytań ze strony urzędu.

Czytałem, że trener personalny w ogóle nie może rozliczać się ryczałtem. Czy to prawda?

Nie, to informacja nieaktualna. Do końca 2020 roku obowiązywał załącznik wyłączający określone usługi z ryczałtu i obejmował on między innymi pozaszkolne formy edukacji sportowej. Załącznik został uchylony, a artykuły opisujące stan sprzed zmiany nadal krążą w internecie.

Czy mogę mieć w jednej firmie dwie stawki ryczałtu?

Tak i w tej branży jest to sytuacja typowa. Właściciel obiektu sprzedający karnety wstępu i prowadzący treningi personalne ma przychody objęte różnymi stawkami. Ryczałt liczy się wtedy osobno dla każdego rodzaju działalności, a warunkiem jest ewidencja pozwalająca rozdzielić przychody. Prowadzimy ją w ramach abonamentu. Jeśli sytuacja jest niejednoznaczna, przygotowujemy wniosek o interpretację indywidualną.

Jaka stawka VAT obowiązuje na karnet, a jaka na trening personalny?

Karnet lub wejście na siłownię z samodzielnym korzystaniem ze sprzętu oraz wstęp na zajęcia grupowe objęte są stawką 8%, jako usługi związane z rekreacją wyłącznie w zakresie wstępu. Trening personalny prowadzony indywidualnie wykracza poza sam wstęp i objęty jest stawką 23%. Tak samo traktowane są plany dietetyczne, analiza składu ciała i konsultacje.

Kupuję karnet do klubu, żeby prowadzić tam własnych klientów. Czy to 8%?

Nie. Trener, który nie jest pracownikiem klubu i kupuje wejście w celu świadczenia własnych usług, nie nabywa wstępu w celu rekreacyjnym, więc obniżona stawka mu nie przysługuje. Potwierdzają to wiążące informacje stawkowe wydawane w takich sprawach.

Sprzedaję pakiet łączący karnet z treningami personalnymi. Jak go opodatkować?

To najczęstszy spór w tej branży. Pakiet łączący wstęp na obiekt z pulą treningów personalnych trzeba albo rozdzielić na dwie pozycje z właściwymi stawkami, albo opodatkować w całości stawką 23%. Przechodzimy przez cennik obiektu pozycja po pozycji, a przy nietypowych pakietach można zabezpieczyć klasyfikację wiążącą informacją stawkową.

Czy trener personalny musi mieć kasę fiskalną?

Nie od pierwszej sprzedaży, bo usługi trenerskie nie znalazły się na liście czynności bezwzględnie wyłączonych ze zwolnień. Nie skorzystasz jednak ze zwolnienia przewidzianego dla usług edukacyjnych, ponieważ pozaszkolne formy edukacji sportowej oraz zajęcia sportowe i rekreacyjne zostały z niego wyłączone. Zostają dwa zwolnienia: limit 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz przyjmowanie całości zapłaty na rachunek przy ewidencji pozwalającej zidentyfikować każdą transakcję. Limit policzysz w kalkulatorze limitu kasy fiskalnej.

Przyjmuję tylko przelewy i BLIK. Czy kasa jest potrzebna?

Zwykle nie, pod warunkiem że całość zapłaty trafia na rachunek, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, kogo i jakiej transakcji dotyczy wpłata. Warunek dotyczący ewidencji bywa lekceważony, a to on najczęściej przesądza o utracie zwolnienia. Ustawiamy to na początku współpracy.

Czy sportowiec może rozliczać się na działalności gospodarczej?

Tak, choć nie zawsze. Przepisy zaliczają przychody z uprawiania sportu do działalności wykonywanej osobiście, ale uchwała siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2015 roku potwierdziła, że mogą one być zaliczone do przychodów z działalności gospodarczej, jeżeli działalność spełnia ustawową definicję i nie zachodzą łącznie przesłanki ją wykluczające. Kluczowe jest to, kto ponosi odpowiedzialność i ryzyko oraz czy zawodnik działa pod kierownictwem klubu.

Klub chce rozdzielić kontrakt na grę i na wizerunek. Czy to bezpieczne?

Taka konstrukcja bywa akceptowana, ale bywa też kwestionowana, jeżeli podział kwot nie ma pokrycia w rzeczywistym zakresie świadczeń. Analizujemy umowę przed podpisaniem, a przy istotnych kwotach rekomendujemy wniosek o interpretację indywidualną oraz równoległą konsultację z prawnikiem sportowym.

Prowadzę klub i współpracuję z trenerami na ich działalnościach. Czy to nadal legalne?

Tak, ten model jest legalny. Zmieniły się natomiast zasady weryfikacji. Od 8 lipca 2026 roku okręgowy inspektor pracy może ustalić istnienie stosunku pracy decyzją administracyjną, po uprzednim wydaniu polecenia usunięcia naruszeń. Badany jest faktyczny sposób współpracy, a nie nazwa umowy. Przeglądamy umowy i realny model współpracy, i mówimy wprost, gdzie widzimy ryzyko. Szczegóły opisujemy w artykule o nowych uprawnieniach PIP.

Sprzedaję plany treningowe i kursy online. Jak to rozliczyć?

Sprzedaż produktów cyfrowych rządzi się innymi zasadami niż same zajęcia, zarówno w podatku dochodowym, jak i w VAT. Przy sprzedaży konsumentom z innych krajów Unii Europejskiej trzeba dodatkowo pilnować progu sprzedaży transgranicznej i procedury VAT OSS. Szczegóły opisujemy na podstronie dla branży edukacyjnej, a zasady ustalamy przed rozpoczęciem sprzedaży, żeby nie trzeba było niczego korygować wstecz.

Czy mogę korzystać ze zwolnienia z VAT?

Usługi trenerskie i sportowe nie należą do kategorii wykluczonych ze zwolnienia ze względu na wysokość sprzedaży, więc do momentu przekroczenia limitu 240 000 zł jest to możliwe. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest od tego całkowicie niezależny i może wystąpić także u podatnika zwolnionego.

Zatrudniam trenera albo recepcję. Poprowadzicie kadry?

Tak. Pełna obsługa kadrowo-płacowa pracownika na umowie o pracę kosztuje 75 zł netto miesięcznie za osobę, a umowa cywilnoprawna bez składek ZUS 45 zł. W cenie są listy płac, akta osobowe, ewidencja czasu pracy, deklaracje ZUS oraz panel pracownika z paskami wynagrodzeń i wnioskami urlopowymi. Zakres opisujemy w ofercie kadr i płac.

Ile kosztuje księgowość dla trenera?

Ryczałt zaczyna się od 199 zł netto miesięcznie dla podatnika zwolnionego z VAT przy liczbie do 10 dokumentów. Dla czynnego podatnika VAT jest to 249 zł netto. KPiR zaczyna się od 249 zł netto, a pełna księgowość spółki od 999 zł netto. Rozliczenia klubów działających jako stowarzyszenia oraz zawodników na kontraktach wyceniamy indywidualnie.

Jak przenieść księgowość z obecnego biura?

Cały proces formalny bierzemy na siebie, czyli wypowiedzenie umowy, odbiór dokumentacji i uzyskanie pełnomocnictw. Standardowo trwa to od 7 do 14 dni i nie powoduje przerwy w rozliczeniach. Przejęcie dokumentacji w trakcie roku jest bezpłatne, jeśli dokumenty są uporządkowane.

Porozmawiajmy o rozliczeniach Twojej działalności

Jeśli prowadzisz treningi, zarządzasz klubem albo występujesz na kontrakcie, umów się na bezpłatną konsultację online. W 30 minut przejdziemy przez Twoją ofertę i umowy, sprawdzimy klasyfikację usług i powiemy wprost, co wymaga uporządkowania. Bez zobowiązań i sprzedażowego nacisku.

  • Bez zobowiązań
  • Szybki kontakt
  • Pełna poufność danych