Zdjęcie z telefonu
Fakturę z paragonem ze stacji benzynowej albo rachunek z restauracji fotografujesz w aplikacji. OCR odczytuje kontrahenta, numer, datę i kwoty, a my weryfikujemy odczyt przed zaksięgowaniem.
Jak to działa
Księgowość online dla JDG i spółek
Dokumenty przekazujesz zdjęciem albo plikiem, deklaracje wysyłamy elektronicznie, a rozmowy prowadzimy przez telefon i wideo. Ta strona opisuje, jak wygląda taka współpraca w praktyce - krok po kroku, bez marketingowych skrótów.
Model pracy
Jak działa internetowe biuro rachunkowe?
Internetowe biuro rachunkowe robi dokładnie to samo, co biuro z poczekalnią: prowadzi księgi, liczy podatek i składki, wysyła deklaracje i odpowiada za swoją pracę. Zmienia się jedno - droga, którą dokumenty do niego trafiają.
W modelu tradycyjnym raz w miesiącu wozisz segregator, a księgowy przepisuje z niego dane. W modelu zdalnym dokument trafia do systemu w chwili, w której go dostajesz: zdjęciem, plikiem albo automatycznie z KSeF. Dane odczytuje OCR, człowiek je weryfikuje i księguje. Dzięki temu stan ksiąg jest aktualny w trakcie miesiąca, a nie dopiero po jego zamknięciu.
Praktyczna różnica jest taka, że przestajesz być kurierem własnych dokumentów, a zaczynasz mieć do nich wgląd. W portalu widzisz, co już zaksięgowaliśmy, ile wynosi bieżący podatek i czego nam jeszcze brakuje - bez dzwonienia z pytaniem „czy dotarło”.
Obieg dokumentów
Jak przekazujesz dokumenty?
Czterema drogami, zależnie od tego, w jakiej postaci dokument do Ciebie trafił. Żadna z nich nie wymaga drukowania, kopertowania ani dojazdu.
Plik PDF z maila
Faktury od dostawców przeciągasz do portalu albo przesyłasz na dedykowany adres. Nie trzeba ich drukować, opisywać ani układać w segregatorze.
Automatycznie z KSeF
Faktury zakupowe wystawione dla Ciebie w Krajowym Systemie e-Faktur pobieramy bezpośrednio z systemu. Tych dokumentów nie musisz przekazywać w ogóle.
Wyciąg bankowy i raport z bramki
Wyciąg za miesiąc albo raport z bramki płatniczej wgrywasz jednym plikiem. Rozliczamy z niego wpłaty i prowizje, zamiast prosić Cię o pojedyncze potwierdzenia.
Oryginały dokumentów zostają u Ciebie. Przepisy nie wymagają przekazania ich biuru rachunkowemu - wystarczy czytelny obraz, na podstawie którego księgujemy.
Narzędzia
Portal klienta i elektroniczny obieg dokumentów
Portal klienta jest miejscem, w którym spotyka się Twoja strona pracy i nasza. Wrzucasz do niego dokumenty, a w drugą stronę dostajesz to, co zwykle trzeba wypraszać mailem: bieżący stan rozliczeń, kwoty do zapłaty, wysłane deklaracje i historię dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów oznacza, że każda faktura ma swój ślad: kiedy trafiła do systemu, kto ją zweryfikował, w którym okresie została zaksięgowana. Gdy po roku pojawia się pytanie z urzędu, nie szukamy teczki - odtwarzamy historię konkretnego dokumentu.
- Dostęp z przeglądarki na komputerze i telefonie, całą dobę
- Podgląd zaksięgowanych dokumentów i bieżącego wyniku
- Kwoty podatku i składek widoczne przed terminem płatności
- Archiwum deklaracji wysłanych do urzędów
- Panel pracownika z paskami wynagrodzeń i wnioskami urlopowymi
KSeF
KSeF i faktury online
Krajowy System e-Faktur zmienia obieg faktur w całej Polsce, a nie tylko w biurach online. Od 1 lutego 2026 roku przez system przechodzą faktury zakupowe, od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania objął większość firm, w tym mikro i małe, a ostatni etap - podmioty o najniższej sprzedaży fakturowanej - zaczyna się 1 stycznia 2027 roku. Faktury dla konsumentów przez system przechodzić nie muszą.
Dla Ciebie oznacza to tyle, że faktury kosztowe przestają być czymś, co trzeba nam przekazać: pobieramy je bezpośrednio z systemu, na podstawie uprawnień nadanych przy starcie współpracy. Zostają do przekazania tylko dokumenty spoza KSeF - paragony, rachunki, dokumenty zagraniczne, wyciągi.
Obsługa KSeF, razem z nadaniem uprawnień i konfiguracją, jest w cenie abonamentu. Nie pobieramy za nią dopłaty ani opłaty wdrożeniowej.
- UprawnieniaNadajesz nam uprawnienia w KSeF do faktur i pełnomocnictwo UPL-1 do deklaracji. Robimy to razem, przy starcie.
- OdbiórFaktury zakupowe pobieramy z systemu automatycznie, bez Twojego udziału.
- WystawianieFaktury sprzedaży wystawiasz w portalu albo we własnym systemie - w obu przypadkach trafiają do KSeF.
- KontrolaPilnujemy zgodności numeracji i kompletności dokumentów w okresie rozliczeniowym.
Kontakt
Kontakt z księgowym bez wizyt w biurze
Najczęstsza obawa przed przejściem na obsługę zdalną nie dotyczy dokumentów, tylko kontaktu: „do kogo zadzwonię, gdy będę czegoś potrzebować”. Odpowiedź brzmi: do konkretnej osoby, która zna Twoją firmę.
Za Twoje rozliczenia odpowiada jeden opiekun, ten sam co miesiąc. Piszesz do niego mailem albo dzwonisz w godzinach pn - pt: 8:00 - 18:00. Standardowo odpowiadamy w ciągu 4 godzin roboczych.
Sprawy, których nie da się załatwić mailem, prowadzimy jako spotkanie wideo w umówionym terminie: wybór albo zmiana formy opodatkowania, podsumowanie roku, planowane zatrudnienie, wejście na rynek zagraniczny. Bieżące pytania podatkowe w ramach prowadzonej obsługi są w abonamencie.
Zakres
Co obejmuje księgowość online?
Zakres jest taki sam jak przy obsłudze stacjonarnej. Poniżej to, co realizujemy w ramach stałej współpracy.
Bieżące księgowanie
Ryczałt, KPiR albo księgi rachunkowe - w zależności od formy prawnej i sposobu rozliczenia. Dokumenty księgujemy na bieżąco, nie w ostatnim tygodniu przed terminem.
VAT i JPK_V7
Rejestry sprzedaży i zakupu, plik JPK_V7M lub JPK_V7K, rejestracja do VAT-UE i informacje podsumowujące. Wysyłka elektroniczna, w terminie urzędowym.
ZUS i podatek dochodowy
Deklaracje ZUS, składka zdrowotna liczona według wybranej formy opodatkowania oraz zaliczki na PIT albo CIT. Kwoty do zapłaty dostajesz przed terminem.
Rozliczenie roczne
Roczne zeznanie z działalności (PIT lub CIT) jest w cenie abonamentu. Przy księgach rachunkowych także sprawozdanie finansowe i e-sprawozdanie do KRS.
Kadry i płace
Listy płac, deklaracje ZUS, akta osobowe, PIT-11 i panel pracownika. Obsługa pracownika na umowie o pracę kosztuje od 75 zł netto miesięcznie za osobę.
Bieżące konsultacje
Pytania o formę opodatkowania, koszty, planowane zatrudnienie czy rozliczenie kontraktu zagranicznego zadajesz opiekunowi na bieżąco, w ramach abonamentu.
W abonamencie, bez dopłat
- Założenie JDG: CEIDG + ZUS + US + VAT-R
- Obsługa ZUS właściciela JDG
- JPK_V7M / JPK_V7K
- KSeF - wysyłka i odbiór e-faktur
- OCR dokumentów (faktury z PDF i zdjęć)
- Portal klienta online 24/7
- VAT-UE: rejestracja, informacje podsumowujące, WNT i WDT
- Import usług u czynnego podatnika VAT
- Roczne zeznanie PIT / CIT z działalności
- Roczne sprawozdanie finansowe i e-sprawozdanie do KRS (KH)
Pełne zestawienie tego, co jest w cenie, a co rozliczamy osobno, znajdziesz w cenniku.
Księgowość online dla JDG
Przy jednoosobowej działalności rozliczenie prowadzimy na ryczałcie albo w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. O tym, która forma jest korzystniejsza, decyduje relacja przychodów do kosztów i stawka ryczałtu właściwa dla Twojego PKWiU - liczymy to przed startem, a nie po roku.
W abonamencie mieści się obsługa ZUS właściciela wraz ze składką zdrowotną liczoną według wybranej formy, JPK_V7, rejestracja do VAT-UE i roczne zeznanie z działalności. Prywatny PIT-37 stoi w usługach dodatkowych, bo dotyczy dochodów spoza firmy.
Ryczałt zaczyna się od 199 zł, a KPiR od 249 zł netto miesięcznie. Kwota zależy od miesięcznej liczby dokumentów i od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT.
Porównaj formy rozliczenia JDGKsięgowość online dla spółek
Spółki z o.o., komandytowe i akcyjne prowadzą pełne księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zdalny obieg dokumentów niczego w tym nie zmienia: plan kont, ewidencja środków trwałych, rozrachunki i zamknięcie roku wyglądają tak samo.
Roczne sprawozdanie finansowe i e-sprawozdanie do KRS są w cenie abonamentu. Obsługujemy także estoński CIT oraz rozliczenia wspólników - zarówno wynagrodzenie z powołania, jak i wypłatę dywidendy.
Pełna księgowość zaczyna się od 999 zł netto miesięcznie, przy prowadzeniu kont zespołu 5 (centra kosztów) dochodzi dopłata opisana w cenniku.
Sprawdź cennik pełnej księgowości Bezpieczeństwo
Czy księgowość online jest bezpieczna?
Pytanie zwykle dotyczy dwóch różnych rzeczy: co się stanie z danymi i kto odpowiada za błąd w rozliczeniu. Odpowiadamy na oba.
Ubezpieczenie OC biura rachunkowego
Mamy obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego z sumą gwarancyjną 1 000 000 zł. Za zobowiązania wobec urzędu odpowiada podatnik, ale za nasz błąd odpowiadamy my - i z tego jest polisa.
Szyfrowana wymiana dokumentów
Dokumenty przekazujesz przez portal klienta, a nie załącznikiem w niezaszyfrowanej skrzynce. Połączenie jest szyfrowane, dostęp do konta chroniony hasłem.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Przetwarzanie danych Twoich klientów i pracowników opieramy na umowie powierzenia, wymaganej przez RODO. Wiesz, kto ma dostęp do danych i na jakiej podstawie.
Kopie zapasowe i dostęp do ksiąg
Dane są kopiowane codziennie, a dokumenty zostają dostępne w portalu przez cały okres współpracy. Po jej zakończeniu przekazujemy komplet ksiąg w ciągu 7 dni roboczych.
Warto przy tym zauważyć, że papierowy segregator wożony samochodem raz w miesiącu też jest formą przechowywania danych - tyle że bez kopii zapasowej i bez śladu, kto miał do niego dostęp.
Cena
Ile kosztuje księgowość online?
W Taxen ryczałt zaczyna się od 199 zł, KPiR od 249 zł, a pełna księgowość spółek od 999 zł netto miesięcznie. Kwota rośnie wraz z miesięczną liczbą dokumentów i zależy od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT - obie tabele są jawne i dostępne w cenniku.
Osobno rozliczamy tylko to, co uruchamia konkretna procedura: VAT OSS, IOSS, moduł VAT-UE u podatnika zwolnionego z VAT, kolejne kanały sprzedaży internetowej i ewidencję IP Box. To stałe dopłaty miesięczne, niezależne od wolumenu, opisane na osobnej liście modułów.
Cennik z dnia zawarcia umowy obowiązuje przez 12 miesięcy, a faktura zawiera wyłącznie pozycje z cennika.
Dopasowanie
Dla kogo księgowość online jest dobrym rozwiązaniem?
Nie dla każdego i nie zamierzamy udawać, że jest inaczej. Poniżej sytuacje, w których model zdalny wygrywa, i takie, w których warto się zastanowić.
Firmy usługowe i jednoosobowe działalności
Kilka do kilkudziesięciu dokumentów miesięcznie, praca głównie zdalna albo u klienta. Wizyta w biurze rachunkowym jest tu czystym kosztem czasu.
Spółki z rozproszonym zespołem
Zarząd w jednym mieście, księgowość w drugim, faktury wpływają mailem. Wspólny portal jest jedynym miejscem, w którym wszyscy widzą ten sam komplet dokumentów.
Firmy z klientami zagranicznymi
Faktury walutowe, VAT-UE, import usług, podatek u źródła. Obieg jest i tak elektroniczny, więc papierowy pośrednik niczego nie wnosi.
Firmy z dużym obiegiem papieru
Sklep stacjonarny z ręcznie wypisywanymi dokumentami albo firma budowlana z papierowymi protokołami. Tu część dokumentów i tak trzeba zdigitalizować, więc warto najpierw policzyć, ile pracy to oznacza po Twojej stronie.
Osoby, które nie chcą pracować w przeglądarce
Jeżeli wolisz raz w miesiącu oddać teczkę i nie zaglądać do żadnego systemu, model zdalny będzie dla Ciebie uciążliwy. Mówimy o tym wprost na pierwszej rozmowie, zamiast przekonywać na siłę.
Jeżeli nie masz pewności, do której grupy należysz, policzmy to na konsultacji. Powiemy wprost, jeżeli w Twojej sytuacji obsługa zdalna niewiele zmieni.
Start współpracy
Od pierwszej rozmowy do pierwszego zamkniętego miesiąca
Cały proces przechodzisz zdalnie. Nie ma etapu, na którym trzeba coś podpisać na papierze albo gdzieś zawieźć.
- 01
Bezpłatna konsultacja online
Trzydzieści minut rozmowy wideo o tym, jak działa Twoja firma, ile masz dokumentów i czego oczekujesz od księgowości.
- 02
Wycena i umowa podpisana zdalnie
Kwotę wyliczamy z publicznego cennika. Umowę podpisujesz elektronicznie - nie musisz nic drukować ani wysyłać pocztą.
- 03
Konfiguracja portalu i uprawnień
Zakładamy Ci konto w portalu, konfigurujemy uprawnienia w KSeF do faktur i pełnomocnictwo UPL-1 do deklaracji. Pokazujemy, gdzie co wrzucać.
- 04
Pierwszy miesiąc obsługi
Księgujemy, wysyłamy deklaracje i podsumowujemy miesiąc. Od tego momentu Twoja rola sprowadza się do wrzucania dokumentów i odbierania podsumowań.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czym różni się księgowość online od tradycyjnego biura rachunkowego?
Zakresem pracy księgowego niczym - te same księgi, te same deklaracje, ta sama odpowiedzialność. Różni się obiegiem dokumentów i sposobem kontaktu: dokumenty przekazujesz elektronicznie o dowolnej porze, zamiast dowozić je w godzinach pracy biura, a rozmowy prowadzimy przez telefon i wideo zamiast przy biurku.
Czy internetowe biuro rachunkowe może prowadzić pełną księgowość spółki?
Tak. Forma prowadzenia ksiąg nie zależy od tego, czy dokumenty wpływają papierowo, czy elektronicznie. Prowadzimy księgi rachunkowe spółek zgodnie z ustawą o rachunkowości, razem z rocznym sprawozdaniem finansowym i e-sprawozdaniem do KRS.
Co, jeśli nie mam faktury w wersji elektronicznej?
Wystarczy zdjęcie z telefonu. Paragon, rachunek czy dokument wystawiony odręcznie fotografujesz w aplikacji, a OCR odczytuje z niego dane. Oryginał zostaje u Ciebie - przepisy nie wymagają przekazania go biuru.
Czy księgowość online jest tańsza?
Zwykle tak, bo część pracy przejmuje automatyzacja. U nas ryczałt zaczyna się od 199 zł, KPiR od 249 zł, a pełna księgowość spółek od 999 zł netto miesięcznie, przy czym KSeF, OCR, portal klienta i roczne zeznanie z działalności są w abonamencie. Cały cennik jest publiczny, więc możesz porównać go z ofertą, którą już masz.
Jak szybko dostanę odpowiedź na pytanie?
Na maile odpowiadamy i oddzwaniamy standardowo w ciągu 4 godzin roboczych. Piszesz do konkretnej osoby, która zna Twoją firmę, a nie na ogólną skrzynkę biura.
Czy mogę przejść na księgowość online w trakcie roku?
Tak, zmiana biura rachunkowego jest możliwa w dowolnym miesiącu. Wypowiedzenie umowy z poprzednim biurem, odbiór dokumentacji i pełnomocnictwa bierzemy na siebie - proces trwa zwykle od 7 do 14 dni i nie powoduje przerwy w rozliczeniach.
Gdzie fizycznie są przechowywane moje księgi?
W systemie księgowym, na certyfikowanej infrastrukturze chmurowej, z codziennymi kopiami zapasowymi. Masz do nich dostęp przez portal klienta przez całą dobę, a po zakończeniu współpracy przekazujemy komplet ksiąg w ciągu 7 dni roboczych.
Sprawdź, jak wygląda księgowość online w praktyce
Bezpłatna 30-minutowa konsultacja online. Pokażemy portal klienta na żywo i policzymy cenę dla Twojej firmy - bez zobowiązań.
- Bez zobowiązań
- Szybki kontakt
- Pełna poufność danych